PAP.LO

Mit der Steuerberatung Grahl in die digitale Zeit

Ein Angebot an Sie, das uns besonders am Herzen liegt und Ihre Zukunftsfähigkeit stärkt. Gehen Sie mit uns ein weitere Schritt in Richtung Zukunft: mit dem Unternehmen online und dem „Ersetzenden Scannen“ werden Ihre Belege digitalisiert und Sie werden von Papierbergen befreit. Organisieren Sie passend zur Industrie 4.0 das Büro 4.0.

Die Kosten, die durch die Aufbewahrungspflichten in der Buchhaltung entstehen gehören bis dato zu den größten und am wenigsten gern bezahlten Aufwendungen in der Büroführung. Diese Kosten können Sie erheblich reduzieren, indem wir uns, Sie als Mandant und die Steuerberatung Grahl als Ihr Steuerberater, bei Ihrer Buchführung gemeinsam auf das Unternehmen online verständigen. Sie verschlanken damit Ihre Prozesse, z.B. in der Buchhaltung oder der Lohnabrechnung, erheblich.

Der Abschied vom Papier

Verzichten Sie zukünftig auf teure Lagerflächen für Ihre Papierarchive. Ihre originalen Buchungsbelege werden bereits beim Mandanten, also bei Ihnen, durch das ersetzende Scannen digitalisiert und müssen zukünftig nicht mehr zwingend in Papier archiviert werden. Durch das ersetzende Scannen wird Ihr Beleg in eine nicht mehr veränderbare Bilddatei umgewandelt und kann rechtssicher archiviert werden. Die digitale Datei Ihres Belegs wird so zum Original, der Papierbeleg zur Kopie und kann damit entsorgt werden.

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Das spart Zeit und Lagerkosten. Darüber hinaus erhöhen Sie durch eine auf Ihre Anforderungen hin abgestimmte Prozess- und die Verfahrensdokumentation die Rechtssicherheit.

Ganz nebenbei entsteht ein vollwertiges digitales Belegarchiv mit vielen Suchfunktionen, ein vollwertiger automatisierter Zahlungsverkehr, eine digitale Personalakte sowie ein Auswertungsarchiv.
Außerdem können Sie über PAP.LO die digitale Auftragsbearbeitung mit der Möglichkeit eines durchgängigen Workflows vom Angebot über Auftragsbestätigung bis Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung installieren – einsehbar zu jeder Zeit an jedem Ort. Mit PAP.LO haben Sie beispielsweise permanent einen Überblick über den Stand der offenen Rechnungen. Für die Lohnbuchführung bieten wir Ihnen eine digitale Personalakte. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen können Sie ganz einfach mit unserem Auftragswesen online erstellen und finanzamtssicher archivieren.

Wie funktioniert's?

Nachdem wir in einem Beratungs- und Einführungsgespräch die Verfahrensdokumentation auf Ihr Unternehmen oder Ihre Bedürfnisse abgestimmt haben, vereinbaren wir die Zusammenarbeit auf der Grundlage des ersetzenden Scannens.
Sie scannen Ihre Buchhaltungsbelege bei Ihnen vor Ort, lassen uns diese auf zertifiziertem Wege zukommen, wir dokumentieren und archivieren in der DATEV-Cloud und Sie können den Papierbeleg entsorgen.

Das Besondere bei PAP.LO: Für das Scannen der Belege außer Haus, z. B. von Bewirtungsbelegen oder Barausgaben, erhalten Sie von uns Zugang zur PAP.LO-App (kostenlos) für Ihr Smartphone. Direkt nach der Ausgabe können Sie damit über die Kamera des Smartphones den Beleg scannen. Das Bild des Belegs wird automatisch und gesichert an die Steuerberatung Grahl weitergeleitet, in die Buchführung eingepflegt, ausgelesen und kann von dort aus jederzeit wieder aufgerufen werden. Sie können den Beleg entsorgen und sich entspannen.

Vorteile und Nutzen liegen auf der Hand:
  • Zeitersparnis durch strukturierte Digitalisierung der Belege: Zeitaufwendiges Abheften und Suchen im Papierarchiv entfällt.
  • schneller Zugriff auf Buchhaltung oder Lohnabrechnung
  • zeitlich und örtlich unabhängige Zusammenarbeit
  • Kostenersparnis durch die Reduzierung der Raumkosten für die analoge Archivierung
  • Erhöhung der Rechtssicherheit Ihrer Buchführung durch zertifiziertes und von der DATEV anerkanntes Verfahren
  • Strukturierte, jederzeit einsehbare Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant
  • Zusammenarbeit über geografische Entfernungen hinweg: Suchen Sie sich bundesweit den für Sie passenden Steuerberater. Über das erste Beratungsgespräch hinaus, sind persönliche Treffen und Fahrten zum Steuerberater nicht mehr notwendig. Portokosten für das Verschicken von Belegen entfallen.

Für alle Zweifler: PAP.LO ist zertifiziert

Die Grundlage für das von uns angewandte Verfahren PAP.LO ist das DATEV-Unternehmen online. Und das ist zertifiziert: TR RESISCAN - Unternehmen online.

Die Arbeitsabläufe im Zusammenspiel mit DATEV wurden gemäß "Technischer Richtlinie RESISCAN" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Damit ist nachprüfbar die Einhaltung technischer, personeller und organisatorischer Anforderungen an den Scan- und Verarbeitungsprozess bestätigt. So kann der Beweiswert des Originalbelegs im gescannten Beleg erhalten werden.

Zertifikat Resiscan

Das Verfahren ist neu und zeitgemäß, doch den meisten noch nicht geläufig. Die Sicherheit und Relevanz des ersetzenden Scannens findet man in keinem Gesetz. Aber es gibt ein Musterverfahren vor Gericht. Beschrieben ist das Ganze auf der Website der datev.

„Die wesentliche Grundlage haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) mit der im Berufsrechtlichen Handbuch veröffentlichen Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen geschaffen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützen zusätzlich durch klarstellende Ausführungen den Prozess des Ersetzenden Scannens von Buchungsbelegen.“

Zitat www.datev.de

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